Organizačný dizajn už vo firme máte

Píšem to na letisku v Prahe. O chvíľu letím do Amsterdamu na Org Design Summit, kde ľudia z produktu, vývoja, HR a vedenia firiem sedia v jednej spoločnej sekcii a rozprávajú sa o tom, ako je organizácia postavená.

Keď niekomu poviem, že robím organizačný dizajn, zvyčajne sa spýta, či kreslím organizačné schémy. Nekreslím. Schéma vzniká z rozhodnutí, o ktorých je tento článok, a potom sama tvaruje architektúru produktu, backlog aj kultúru firmy. Tie rozhodnutia pritom má aj firma bez presnej hierarchie. V plochej organizácii tvoria vzťahy skôr pavučinu než pyramídu a otázky, kto o čom rozhoduje a kto čo smie zmeniť, platia rovnako.

Čo organizačný dizajn je

Organizačný dizajn sú rozhodnutia o tom, ako sa vo firme robí práca:

• kto o čom rozhoduje,
• kto je za čo zodpovedný a čo smie sám zmeniť,
• čo sa meria a čo sa odmeňuje,
• cez koľko rúk prejde jedna požiadavka, kým sa dostane k zákazníkovi.

Tieto rozhodnutia má každá firma. Väčšina z nich vznikla ako oprava nejakého minulého problému. Raz sa niečo pokazilo, tak pribudlo schvaľovanie. Tím bol preťažený, tak sa rozdelil na dva a medzi nimi vznikla koordinačná porada. Každé z týchto rozhodnutí dávalo zmysel v deň, keď vzniklo. Problém sa odvtedy zmenil a pravidlo zostalo.

Organizačný dizajn teda firma má vždy. Buď ho niekto navrhuje zámerne, alebo sa poskladá sám z vrstiev starých opráv.

Odtiaľ prichádza aj väčšina problémov, ktoré sa vracajú. Keď výsledky sklamú, hľadanie príčiny sa zvyčajne zastaví pri správaní ľudí, a tak oprava pristane na ľuďoch, nástrojoch alebo procese. Príčina pritom sedí o úroveň nižšie: v tom, kto rozhoduje, kto čo vlastní a čo sa meria.

Kde ho uvidíte v bežnom týždni

Zoberte problém, ktorý presahuje popis jednej pozície. Napríklad chybu, ktorú zákazníci hlásia už tretí mesiac, pričom jej oprava potrebuje zmenu v dvoch tímoch a podpis z ďalšieho oddelenia.

S takým problémom sa zvyčajne stane jedna z troch vecí: eskaluje sa, presúva sa z porady na poradu alebo zostane ležať. Za všetkými tromi je to isté usporiadanie. Ľudia, ktorí problém vidia, nesmú zmeniť to, čo ho vytvára. Ľudia, ktorí to zmeniť smú, ho vidia až ako riadok v reporte.

Firma postavená takto môže roky fungovať. Meniť sa však vie len tak rýchlo, ako to stihne pár ľudí, ktorí smú meniť pravidlá. S inými ľuďmi na tých istých miestach by fungovala rovnako.

Prečo ho AI ukazuje ostrejšie

AI zrýchlila jednotlivcov. Vývojár napíše zmenu za hodinu, analytik pripraví podklady za jedno popoludnie. Keď však zmeriate čas od chvíle, keď požiadavka vznikla, po chvíľu, keď ju má zákazník v rukách, číslo sa často skoro nepohne. Ten čas sa míňa na čakanie: na review, na schválenie, na druhý tím, na poradu, kde sa to dá rozhodnúť.

Tieto čakania vytvoril organizačný dizajn a nový nástroj ich len ukázal. Preto majú konferencie ako tá v Amsterdame spoločnú sekciu pre vedenie, HR, engineering aj produkt. To, kde sa práca zasekne, určujú naraz role, kariérne cesty, odmeny aj hranice tímov.

Ako s ním pracovať po malých krokoch

Praktická práca s organizačným dizajnom je menšia než reorganizácia. Reorganizácia presunie ľudí do nových škatúľ a pravidlá, ktoré problém vytvárajú, si často zoberie so sebou. Malé kroky vyzerajú takto:

1. Vyberte jeden problém, ktorý sa vracia, a prejdite cestu jednej požiadavky od vzniku až k zákazníkovi. Zapíšte každé odovzdanie a každé čakanie.
2. Za každým čakaním nájdite pravidlo: kto musí schváliť, kto smie zmeniť, čo sa meria. Zistite, kedy a prečo vzniklo a či ten dôvod stále platí.
3. Zmeňte jednu vec. Presuňte jedno rozhodnutie bližšie k ľuďom, ktorí robia prácu, alebo zrušte jedno odovzdanie. Po pár týždňoch sa pozrite, či sa cesta požiadavky skrátila a čo nové sa ukázalo.

Test na pondelok

Vyberte si problém, ktorý ste už raz vyriešili a vrátil sa. Potom si položte dve otázky:

• Kto ho vidí ako prvý?
• Kto smie zmeniť to, čo ho spôsobuje?

Ak je to ten istý človek alebo tím, usporiadanie mu dáva priestor problém naozaj vyriešiť. Ak sú to rôzni ľudia a delí ich niekoľko úrovní alebo niekoľko odovzdaní, našli ste miesto, kde sa oplatí začať: posuňte rozhodnutie o príčine bližšie k ľuďom, ktorí problém vidia. Organizačný dizajn tam už máte. Odteraz ho môžete navrhovať zámerne.